Como gerir operações de manutenção com equipes externas

Desafio

A gestão eficiente das visitas da equipa de manutenção e o acompanhamento do estado de conservação de diversos equipamentos é um grande obstáculo. Esta dificuldade é comum em operações onde o volume de ativos exige um controle rigoroso, como indústrias.

Sem um registo padronizado, torna-se complexo acompanhar o histórico de intervenções em diversas máquinas de limpeza e conservação.

Isto gera falta de visibilidade sobre quantas manutenções foram efetivamente realizadas por cliente e por equipamento no dia a dia. Consequentemente, a operação sofre com o aumento dos custos gerados por quebras inesperadas e falta de previsibilidade, gerando desafios como:

• Falta de um histórico de dados confiável para análise da operação.
• Dificuldade em comprovar a realização das visitas técnicas nos clientes.
• Tempo desperdiçado em processos manuais de controle de máquinas.
• Risco de desgaste prematuro de equipamentos.
• Prejuízos financeiros por falta de manutenção preventiva regular.

Solução com a FindMe

Para estruturar este processo, a área de facilities deve utilizar o app Supervisão FindMe para registar todas as visitas técnicas realizadas. Durante a visita, o profissional utiliza os modelos de checklist criados especificamente para cada tipo de equipamento ou rotina de manutenção.

A centralização desses dados na plataforma cria um histórico estruturado para o controle da operação. O sistema permite acompanhar a quantidade de visitas por cliente e acessar o detalhamento de cada checklist, facilitando o monitoramento do volume de atendimentos.

Como implantar o processo: passo a passo

1. Cadastrar na plataforma web os modelos de checklist específicos para cada categoria de máquina da sua operação. Ex: Lavadoras automáticas.
2. Vincular os checklists aos locais que possuem ativos para manutenção.
3. Criar um novo roteiro de supervisão apenas para manutenção de equipamentos.
4. Instruir a equipe de supervisão a utilizar o app durante todas as visitas de manutenção nas instalações dos clientes.
5. Preencher as condições dos equipamentos de forma padronizada no app, anexando fotos e observações técnicas sempre que necessário.

Ganhos obtidos no processo

• Visibilidade completa sobre as manutenções realizadas em cada cliente.
• Prevenção do desgaste prematuro do maquinário.
• Evita ser pego de surpresa com paradas abruptas nos serviços.
• Maior transparência na prestação de contas com os clientes através da apresentação de dados reais.