Como realizar uma troca de plantão em operações de Facilities utilizando a FindMe

Desafio

Em operações de Facilities, as trocas de plantão entre profissionais responsáveis por determinados postos ou atividades são rotineiras e críticas para garantir a continuidade das operações. No entanto, a ausência de processos estruturados para esse momento gera diversas dores, como:

• Processo manual: alto esforço manual do time operacional em contatar diariamente todos os locais para confirmar se o posto foi assumido.
  
• Perda de informações importantes: dados descentralizados em conversas em aplicativos de mensagem e ligações. Gerando uma dificuldade de acesso ao histórico e comprometendo a rastreabilidade.
• Risco operacional: a dificuldade em identificar rapidamente a ausência de um colaborador e realizar a reposição imediata, impactando negativamente a qualidade e a continuidade dos serviços prestados ao cliente.
• Dificuldade de controle: gestores não conseguem validar se a troca de plantão foi realizada.
  
  

Solução com a FindMe

A FindMe oferece uma solução completa para a implantação de um processo estruturado de troca de plantão, por meio das seguintes funcionalidades:

1. Checklist personalizado

• Configuração de checklists personalizados que orientam o colaborador sobre todos os itens que precisam ser confirmados no momento da troca de plantão, como:
  
  • Identificação do colaborador que está assumindo o posto

• • Registro de foto obrigatória

• • Confirmação de materiais

• O checklist é disponibilizado diretamente no app da FindMe, garantindo:
  
  • Praticidade para o colaborador registrar informações.

• • Armazenamento automático das respostas e evidências, permitindo que gestores acompanhem e auditem facilmente.
    
    

2. Módulo de Confirmação de Posto

• Com o preenchimento do checklist, o colaborador confirma que assumiu o posto, formalizando a troca de plantão.
• A partir disso, o time operacional visualiza os dados online e valida que não há necessidade de reposição de colaboradores.
  
  

Como implantar o processo: passo a passo

1. Levantamento dos procedimentos necessários para a troca de plantão.
2. Criação e personalização dos checklists FindMe, adequados às rotinas da operação.
3. Treinamento da equipe sobre o uso do app para preenchimento do checklist e consequente confirmação de posto.
4. Monitoramento inicial e ajustes para garantir aderência ao processo.

Ganhos obtidos no processo

A implantação do processo de troca de plantão utilizando a FindMe gera diversos benefícios para as operações de Facilities, como:

• Padronização do processo, eliminando falhas e omissões.
• Melhoria na comunicação entre turnos, com registros claros e rastreáveis.
• Redução de riscos relacionados à continuidade das atividades.
• Facilidade de gestão e auditoria, com relatórios completos sobre as trocas realizadas.
• Digitalização do processo, eliminando papéis e planilhas, e tornando o procedimento mais ágil e sustentável.
• Agilidade na reposição do posto em caso de faltas.