Como garantir que sua equipe esteja atenta na portaria

Desafio

Garantir que a equipe de portaria esteja sempre atenta e seguindo os procedimentos é um desafio constante em condomínios, indústrias e universidades. A rotina pode levar à desatenção, e a falta de ferramentas para monitorar e padronizar as atividades pode resultar em falhas de segurança e comunicação.

A ausência de um sistema eficaz para registrar ocorrências, confirmar a presença do porteiro e alertar sobre situações críticas pode comprometer a segurança do local e a eficiência do serviço prestado. A dependência de processos manuais também dificulta a auditoria e a melhoria contínua.

Como principais dificuldades nesse processo, temos:

Desatenção da equipe em momentos críticos.
Dificuldade em padronizar as rotinas e procedimentos.
Falta de comprovação da presença do porteiro no posto.
Demora na comunicação de ocorrências e emergências.
Ausência de um repositório centralizado para documentos e regras.

Solução com a FindMe

A FindMe oferece uma solução completa para assegurar a atenção e a eficiência da sua equipe de portaria, utilizando checklists personalizados para posto de serviço, confirmação de posto, sempre alerta e documentos. Essa abordagem digitaliza e padroniza as tarefas, garantindo que os procedimentos sejam seguidos e que as emergências sejam comunicadas rapidamente.

Com a digitalização, é possível monitorar a execução das atividades em tempo real, confirmar a presença do porteiro e proporcionar um canal de comunicação instantâneo para situações de risco. O acesso fácil a documentos importantes também contribui para a conformidade e a segurança.

Como implantar o processo: passo a passo

Crie checklists personalizados para a portaria: na plataforma findme, desenvolva checklists diários, semanais e mensais para a equipe de portaria. Inclua itens como "verificação de câmeras", "registro de entrada e saída de visitantes" e "conferência de correspondências". Detalhe os horários e a frequência de cada tarefa.
Configure a confirmação de posto: implemente a funcionalidade de confirmação de posto para que o porteiro registre sua presença no início e fim de cada turno. Você pode usar a leitura de qr code fixado na portaria ou a geolocalização para validar o local. Isso garante a assiduidade e a responsabilidade.
Ative a funcionalidade "sempre alerta": configure o recurso sempre alerta para acompanhamento automatizado via alertas recorrentes na portaria. Treine o time de monitoramento para atuar em casos de alertas não atendidos ou situações anormais.
Faça o upload de documentos essenciais: utilize o módulo de documentos para armazenar todas as informações importantes para a portaria. Isso inclui regimento interno do condomínio/empresa, lista de contatos de emergência, procedimentos para visitantes, manual de segurança e planos de contingência.
Treine a equipe de portaria: capacite os porteiros sobre o uso do aplicativo FindMe. Ensine-os a preencher os checklists, realizar a confirmação de posto,atender o sempre alerta e consultar os documentos necessários. Simule situações de emergência para que eles se familiarizem com o uso do "botão de pânico".
Monitore as atividades e os alertas: utilize os painéis de controle da FindMe para monitorar em tempo real o preenchimento dos checklists, a confirmação de posto e os alertas acionados. Essa visão permite identificar rapidamente desvios e tomar ações corretivas, garantindo a atenção e a segurança.

Ganhos obtidos no processo

Aumento da atenção e proatividade da equipe de portaria.
Padronização e garantia da execução de todos os procedimentos.
Maior segurança do local com a comunicação rápida de emergências.
Otimização do tempo da supervisão com monitoramento em tempo real.
Comprovação da presença e das atividades realizadas pelos porteiros.
Acesso rápido e organizado a informações e regras importantes.