Conceito:
Antes dessa solução, os vigilantes precisavam registrar todas as atividades em um livro físico, e esses dados precisavam ser armazenados por até cinco anos, ocupando espaço e exigindo um alto nível de organização. Além disso, a busca por informações nesses registros era trabalhosa e havia o risco de perda de dados importantes.
Pensando nisso, a FindMe desenvolveu uma funcionalidade que garante mais segurança para as empresas, evitando a perda de informações valiosas. Por lei, essa documentação deve ser armazenada de forma segura por cinco anos, e agora isso é feito digitalmente, de maneira prática e acessível.
O Livro Ata Digital mantém toda a documentação do posto segura e armazenada na nuvem, garantindo mais organização e eficiência. Com ele, os colaboradores podem:
✔ Preencher todas as informações necessárias;
✔ Enviar fotos e reportar problemas;
✔ Ter certeza de que todas as informações serão armazenadas com segurança e recebidas pela equipe operacional e clientes em tempo real.
Além de economizar tempo, dinheiro e papel, essa tecnologia traz mais transparência e controle para a gestão.
Benefícios:
O Livro Ata Digital compila as funcionalidades externas a ele como Demandas, Eventos e Registros.
1. Demandas: Gere demandas a partir de atividades, eventos e check-lists e direcione automaticamente a demanda para o setor responsável pelo tratamento, baseado em um tempo de SLA para resolução.
2. Eventos: Os eventos são ocorrências esporádicas que são enviadas dentro da Gestão de demandas.
3. Registros: Os registros só podem ser feitos a partir do Livro Ata Digital. Essa é uma funcionalidade exclusiva e é um espaço que pode ser usado para registrar qualquer situação que não se aplique nas funções anteriores.
4. Checklist: São utilizados para controle de qualidade, inspeções, auditorias, manutenção, segurança e gestão operacional, garantindo que todas as etapas ou itens de um processo sejam cumpridos corretamente.
5. Formulário: Em fase de desenvolvimento.
Além de poder puxar por informações de forma simples, você também pode pesquisar por termos e aplicar diversos filtros para encontrar o que deseja. Isso, sem falar na burocracia de cabeçalho, horários de trocas de plantão e termos de abertura e fechamento que não precisarão ser feitos manualmente.
No app todas as informações da operação estão disponíveis no Livro Ata Digital, seja rondas, ocorrências, eventos e até mesmo as inconformidades.
Como implantar:
O primeiro passo é solicitar a acesso para o suporte@findme.id ou através do chat na plataforma. Esse módulo só irá aparecer no menu Módulos após a solicitação. Assim que for liberado irá aparecer a nova funcionalidade como na imagem abaixo.
Como acompanhar:
Ao entrar, a tela estará zerada de informações, pois ainda não existem registros. Portanto, segue a baixo como cria-los:
Para visualização das ocorrências/registros/demandas no Livro Ata Digital no nosso sistema, deve-se acessar a plataforma e ter um cadastro de usuário com um e-mail. Se não houver e-mail no seu cadastro, é possível corrigir essa situação seguindo os passos a seguir:
Cadastros -> Usuários
Em Usuários, você pesquisar o nome do colaborador, edita o cadastro, e inclui um e-mail. Esse e-mail pode ser fictício (exemplo: joão@segurança.com). Após isso, você conseguirá visualizar esse módulo pela plataforma.
Observação: É importante destacar que a interface exibida para o colaborador no celular é idêntica àquela disponível na plataforma. No entanto, a visualização no dispositivo móvel é projetada para apresentar as ocorrências diárias, enquanto no computador, o usuário tem acesso a um panorama semanal das ocorrências.
Importante: Caso queira que o modelo de checklist no Livro Ata Digital, basta ir em Cadastros >> Modelo de checklist >> selecionar a caixinha de "Deseja exibir esse modelo de checklist no Livro Ata".
Se tiver dúvidas sobre como utilizar o Livro Ata Digital pelo celular, recomendamos a leitura do artigo: Como utilizar o Livro Ata Digital pelo celular
Caso possuam mais alguma dúvida, entrar em contato com o suporte através do e-mail suporte@findme.id ou através do chat na plataforma.