Como gerenciar inconformidades da supervisão e integrar com outros setores usando a FindMe

Este guia prático demonstra como otimizar o gerenciamento de inconformidades identificadas durante as visitas de supervisão, utilizando as funcionalidades de Supervisão, Checklists e Demandas da FindMe. 

Além disso, aprenda a integrar essas ocorrências com outros departamentos internos, como financeiro, RH e manutenção, garantindo um fluxo de trabalho eficiente e colaborativo em qualquer segmento de operação.

Desafio

• A gestão de inconformidades e ocorrências identificadas durante as visitas de supervisão frequentemente se torna um processo fragmentado e manual. isso pode levar à perda de informações importantes, atrasos na resolução de problemas e dificuldade em comunicar as necessidades para outros setores da empresa.
  
  
• A falta de um sistema integrado para registrar, acompanhar e direcionar as demandas geradas pelas supervisões impede uma visão clara do status de cada inconformidade. consequentemente, a colaboração entre a equipe de supervisão e departamentos como financeiro, RH e manutenção é prejudicada, impactando a agilidade e a eficácia das ações corretivas.
  
  
• Sem uma ferramenta adequada, torna-se complexo garantir que todas as não conformidades sejam tratadas, que os responsáveis sejam notificados e que as soluções sejam implementadas dentro dos prazos esperados. isso pode resultar em retrabalho, aumento de custos e queda na qualidade dos serviços ou processos.
  
  

Solução com a FindMe

• Planeje e execute a supervisão: utilize o módulo de Supervisão para agendar e registrar todas as etapas da visita do supervisor. crie roteiros, defina pontos de verificação e garanta que todas as áreas importantes sejam inspecionadas de forma padronizada.
  
  
• Identifique e registre inconformidades com checklists: durante a visita, utilize checklists personalizados para cada tipo de inspeção. ao identificar uma não conformidade, o supervisor pode registrá-la diretamente no checklist, anexando fotos, vídeos e observações detalhadas para contextualizar o problema.
  
  
• Crie e gerencie demandas integradas: cada inconformidade registrada no checklist pode ser automaticamente convertida em uma Demanda na FindMe, notificando em tempo real os responsáveis corretos, seja dentro da equipe de operações ou em outros setores.
  
  
• Integre com outros setores:
  
  • Financeiro:
    • Se uma inconformidade exigir um novo investimento, como a compra de um sistema de monitoramento, uma demanda pode ser encaminhada para aprovação de orçamento e liberação de fundos.
    • A necessidade de aprovação de horas extras para reforço de equipe em situações emergenciais também pode ser solicitada via demanda.
  • RH (Recursos Humanos):
    • Caso a supervisão identifique a necessidade de treinamentos específicos (ex: manuseio de novos equipamentos de segurança, reciclagem em primeiros socorros), uma demanda pode ser direcionada ao RH.
    • A necessidade de contratação de novos colaboradores para suprir deficiências de escala ou a gestão de conduta de algum colaborador identificada em campo também pode ser comunicada.
    • Revisão de benefícios dos colaboradores, como férias e vale-alimentação.
  • Manutenção:
    • Se a supervisão constatar equipamentos de segurança danificados (ex: câmeras com falha, portões de acesso com defeito, alarmes inoperantes), uma demanda pode ser enviada ao setor de manutenção para reparos ou substituições.
    • Problemas de infraestrutura que afetam a segurança (ex: iluminação insuficiente, cercas danificadas) também podem ser reportados para intervenção da manutenção.
• Acompanhe a resolução: todas as demandas geradas, incluindo aquelas integradas com outros setores, podem ser monitoradas em tempo real na FindMe. defina prazos, atribua responsáveis, acompanhe o progresso e receba notificações sobre atualizações, garantindo que nada seja esquecido.
  
  

Ganhos obtidos no processo

• Centralização das informações: todas as ocorrências e seus respectivos tratamentos ficam registrados em um único local, facilitando o acesso e a consulta por todas as partes interessadas.
  
  
• Agilidade na resolução de problemas: a criação automática de demandas e o direcionamento para os setores responsáveis aceleram o início das ações corretivas, reduzindo o tempo de resposta.
  
  
• Melhoria na comunicação interna: a plataforma facilita a comunicação entre a supervisão e os demais departamentos, garantindo que as informações sobre as inconformidades e as necessidades de cada setor sejam claras e diretas.
  
  
• Padronização dos processos: o uso de checklists e fluxos de demandas garante que todas as inconformidades sejam tratadas de forma consistente, seguindo os procedimentos estabelecidos pela empresa.
  
  
• Maior controle e rastreabilidade: é possível acompanhar todo o ciclo de vida de uma inconformidade, desde a sua identificação até a sua completa resolução, incluindo as interações com outros departamentos.
  
  
• Tomada de decisão embasada em dados: com relatórios e dashboards, é possível analisar os tipos de inconformidades mais recorrentes, os tempos médios de resolução e a eficiência dos diferentes setores, fornecendo insights valiosos para a melhoria contínua dos processos.