Como controlar a entrada e saída de pessoas e objetos com a FindMe

Desafio

Controlar a entrada e saída de pessoas e objetos em condomínios residenciais e corporativos, e indústrias, é um desafio complexo. A segurança e a organização dependem da eficiência e padronização dos processos na portaria, mas a falta de ferramentas digitais pode levar a erros, informações desencontradas e gargalos na comunicação.

Ainda, a dificuldade em registrar visitas e entregas de forma eficiente compromete a agilidade do serviço e a segurança do local. Processos manuais resultam em perda de tempo, burocracia excessiva e falta de rastreabilidade, gerando dificuldades como:

Falta de padronização no registro de entradas e saídas.
Morosidade no registro de ocorrências identificadas durante os procedimentos.
Falha na comunicação entre a portaria e outros setores.
Perda de informações importantes devido a registros em papel.

Solução com a FindMe

A FindMe oferece uma solução completa para otimizar o controle de entrada e saída de pessoas e objetos, utilizando checklists personalizados para posto de serviço, gestão de demandas e o livro digital. Essa abordagem digitaliza os processos da portaria, melhora a comunicação e proporciona total rastreabilidade das operações.

Com a digitalização, é possível garantir que cada procedimento de controle seja seguido, agilizando o atendimento e aumentando a segurança. A capacidade de registrar ocorrências nesses processos e gerenciar solicitações de forma centralizada e o acesso ao histórico de eventos contribuem para uma gestão mais eficiente e transparente.

Como implantar o processo: passo a passo

Crie checklists personalizados para controle de acesso: na plataforma FindMe, desenvolva checklists específicos para cada tipo de entrada e saída. por exemplo, um checklist para "entrada de visitantes" com campos para nome, documento, motivo da visita e responsável; outro para "saída de materiais" com descrição do item, destino e autorização.
Configure o livro ata digital: o livro ata digital substituirá o antigo livro de ocorrências em papel. Instrua a equipe da portaria a registrar comunicados importantes e outras informações relevantes diretamente na plataforma.
Use a gestão de demandas para solicitações: configure o módulo de gestão de demandas para que a equipe da portaria possa abrir solicitações de forma eficiente. Por exemplo, uma demanda para "solicitação de liberação de acesso" ou "manutenção de portão". Defina os tipos de demanda e os setores responsáveis.
Treine a equipe da portaria: capacite os porteiros sobre o uso do aplicativo FindMe. Ensine-os a preencher os checklists de entrada e saída, registrar informações no livro ata digital e abrir demandas para os setores responsáveis. Simule situações do dia a dia para que se familiarizem com a utilização do aplicativo.
Monitore e analise os dados: utilize os relatórios e dashboards da FindMe para acompanhar o volume de entradas e saídas, os tipos de informações registradas no livro digital e o SLA de resposta das demandas. Esses dados são essenciais para identificar gargalos, otimizar os procedimentos e aprimorar a segurança.

Ganhos obtidos no processo

Padronização e agilidade no controle de acesso de pessoas e objetos.
Aumento da segurança com registros detalhados e rastreáveis.
Redução de erros e retrabalho na portaria.
Melhoria na comunicação entre a portaria e demais setores.
Eliminação do uso de papel e otimização do tempo da equipe.
Histórico completo e consultável de todas as ocorrências.